Ende der Aktenzeit? - eine Herausforderung für die Archivare - Erfahrungen eines Kommunalarchivars
von Dr. Konrad Schneider
Dieser Beitrag soll keine Apokalypse des Archivwesens und des Archivarsberufes sein, sondern in erster linie zum Nachdenken anregen. Er fußt auf der eigenen Tätigkeit von acht Jahren am Staatsarchiv Hamburg und fast 13 Jahren am Institut für Stadtgeschichte Frankfurt, also überwiegend im kommunalen Bereich. Die Staatsarchive der Stadtstaaten sind in großen Teilen Kommunalarchive mit denselben Strukturen wie große Stadtarchive.
Die Arbeit in einer neueren Archivabteilung ist stets eine Schnittstelle zur Verwaltung. Wegen Übernahmen von Schriftgut und Beratungen sind die Kontakte zur Verwaltung gerade im kommunalen Bereich eng. Die nachstehend geschildeten Schwierigkeiten in diesem Bereich sollen nicht als Schelte gegenüber den Kolleginnen und Kollegen der Stadtverwaltung verstanden werden, die vielfach die gleichen Probleme mit dem Schriftgut haben wie die Archivare. An dieser Stelle ist daher ein Dank für die vielfältige Unterstützung und das oft große Verständnis für archivische Fragen angebracht. So mancher Bestand hätte ohne das persönliche Interesse und den persönlichen Einsatz von Angehörigen der Stadtverwaltung nicht übernommen werden können.
Die Einbrüche in der Überlieferung durch schlechte Aktenführung und -verwaltung und die Verluste in den Behörden sind dennoch ernst zu nehmen und haben für die Sicherung von Geschichtsquellen schwerwiegende Folgen, so dass über die amtliche Überlieferung hinaus gedacht werden muss. Nur eine Bündelung aller schriftlichen (amtlichen wie nichtamtlichen) Quellen, audiovisuellen Quellen, digitalen Unterlagen und auch der mündlichen Überlieferung kann eine halbwegs gesichterte Informationsbasis für kommende Generationen liefern.
Die Problematik der amtlichen Überlieferung hat verschiedene Ursachen, die alle längst bekannt sind: Es ist der Rückgang der Schriftlichkeit bei den Entscheidungsprozessen in Verbindung mit einer immer größeren Politisierung der Verwaltung. Hier werden direkte Gespräche oder Kontakte über die Telekommunikation der totalen Schriftlichkeit vorgezogen, die die hohe Qualität der „klassischen Sachaktenregistraturen“ ausmacht, die bis in die fünfziger und sechziger Jahre des 20. Jahrhunderts zur Verfügung stehen. Archivare und Historiker mögen dies bedauern, müssen dies aber hinnehmen.
Nur gute Kontakte in die Führungsebenen der Verwaltung und zur Politik können helfen, Unterlagen aus den Bereichen der politischen und administrativen Entscheidungsfindung zu sichern. Doch auch hier gibt es Schwierigkeiten. Die Vorzimmerregistraturen ausgeschiedener Mandatsträger erweisen sich als eher dürftig und überwiegend als Sammelstellen für ohnehin bekanntes Material. Hier führt das Ausscheiden aus dem Amt in der Regel zu hohen Schriftgutverlusten, wie Beispiele aus allen Ebenen von Politik und Verwaltung belegen.
Der Abbau der Schriftlichkeit und damit eine geringere Bedeutung von Akten und Registraturen für das Verwaltungshandeln führte und führt im Zusammenhang mit Sparmaßnahmen zu einem weitgehenden Abbau von Zentralregistraturen in den Ämtern. Im besseren Fall bleiben Abteilungsregistraturen übrig und im schlechteren Sachbearbeiterablagen.
Trotz befriedigenden Regelungen der Aktenführung und -verwaltung durch Aktenordnungen ist in vielen Ämtern die Aktenführung nachlässig, die Unterbringung der Altregistraturen schlecht. Manche Registraturen werden regelrecht vergessen. Mangelnde Kenntnis der Aktenordnungen und auch deren schlichte Missachtung führt zu „wilden Kassationen“, insbesondere bei den doch recht häufigen Ämterumzügen. Das Ergebnis ist oft, dass wichtige Ämterüberlieferungen für die Nachkriegszeit erst in den achtziger Jahren des 20. Jahrhundert einsetzen. Kommen dann noch Kriegsverluste hinzu, setzt die Gesamtüberlieferung einer Dienststelle oft erst vor zwanzig Jahren ein. Vielfach sind Ämter nicht oder nur mit Mühe zur Abgabe zu bewegen. Geschlossene Überlieferungen werden daher immer seltener und sind oft nur bei einigen Zentralämtern vorhanden, die den Wert ihrer Registraturen zu schätzen wissen.
Bei einer solchen Überlieferungssituation lässt sich immer schwerer nachvollziehen, weshalb und unter welchen Bedingungen bestimmte Entscheidungen getroffen wurden. Den Schaden hat zunächst die Verwaltung selbst, weil sie die Information über vorausgegangene Ereignisse verloren bzw. selbst vernichtet hat und sozusagen immer wieder von neuem beginnen muss. Den Schaden hat aber auch die „Politik“, weil sie die Verwaltung nur schwer oder gar nicht kontrollieren kann und mithin ihren demokratischen Auftrag einer Kontrolle der Verwaltung nicht zu erfüllen vermag.
Die Akten des Magistrats der Stadt Frankfurt a. M. sind ein Beispiel für die Entwicklung des Aktenwesens und seiner Qualität der letzten 130 Jahre, die trotz guter organisatorischer Voraussetzungen in der Magistratsaktei spürbar nachgelassen hat.
Die fadengeheftete „ältere Serie“ von 1868 - 1930 ist von hoher Informationsdichte. Das unmittelbare Eingreifen der politisch Verantwortlichen durch Vermerke und Marginalien ist nicht zu übersehen. Der Informationswert wird durch wertvolle und zum Teil äußerst seltene Drucksachen sowie Karten, Pläne und Fotos erheblich angereichert. Diese Überlieferung ist eine echte Hauptüberlieferung.
Die der Büroreform und einem dezimalen Aktenplan von 1930 bis 1954 laufende „mittlere Serie“ lässt im Laufe der Zeit, insbesondere ab 1945, in der Qualität der Aktenführung und in ihrem Informationsgehalt nach.
Die daran von 1955 bis 1969 anschließende „jüngere Serie“ ist in der Aktenführung sehr formalisiert und enthält viele hektografierte Stücke und viel formalisierten Schriftverkehr zwischen Magistrat und Stadtverordnetenversammlung.
Die archivischen Probleme an der Schnittstelle zur Verwaltung sind offenkundig. In ihren Grundstrukturen sind sie zeitbedingte Prozesse und daher nicht aufzuhalten. Aus archivischer Sicht bleibt bei allen Bemühungen um guten Kontakt zu Politik und Verwaltung der Wunsch nach einer den Revisionsämtern ähnlichen und damit einer stärkeren Stellung innerhalb der Verwaltung.
Wir werden trotz allem damit leben müssen, dass die schriftliche Behördenüberlieferung an Bedeutung innerhalb der Gesamtüberlieferung nachlässt und müssen daher - und haben dies schon - auf andere Überlieferungen zurückgreifen.
