Digitale Langzeitarchivierung

Das Institut für Stadtgeschichte verwahrt als Gedächtnis der Stadt nicht nur die historische Überlieferung seit dem 9. Jahrhundert. Es hat auch die Aufgabe, unsere heutige Überlieferung für zukünftige Forscher zu erhalten. Daher übernimmt es laufend Unterlagen aus der Stadtverwaltung – und darunter inzwischen auch mehr und mehr digitale Daten. In vielen Ämtern hat man bereits in den 1970er und 1980er Jahren begonnen, sogenannte Fachverfahren – beispielweise das elektronische Einwohnermelderegister – zu installieren. Seit den 1990er Jahren wurden zunehmend PC-Arbeitsplätze eingeführt, die heute selbstverständlich sind. In den letzten Jahren hat man zudem begonnen, auf eine elektronische Aktenführung in Dokumenten-Management-Systemen umzustellen. Neben dem analogen "Papier"-Schriftgut sind daher auch alle digitalen Aufzeichnungen, die in den Abteilungen und Ämtern entstehen, dem Institut für Stadtgeschichte nach dem Hessischen Archivgesetz anzubieten. Dies betrifft Dateiablagen ebenso wie die zahlreichen Fachverfahren und die elektronischen Akten.

Um die digitale Überlieferung „für die Ewigkeit“ sichern zu können, hat das Institut für Stadtgeschichte als erste Kommune in Hessen im Februar 2015 ein Digitales Langzeitarchiv eingerichtet. Hierfür wurde in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informations- und Kommunikationstechnik die technische Infrastruktur geschaffen und ein Supportvertrag mit dem Hessischen Landesarchiv für die Software DiMag abgeschlossen. DiMag wurde vom Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelt und wird inzwischen in zahlreichen weiteren Bundesländern eingesetzt und weiterentwickelt.

In DiMag werden die Arbeitsschritte, die bei der Sicherung analoger Unterlagen erfolgen – z. B. die Sicherstellung der fachgerechten Aufbewahrung und die Kontrolle des Zugangs –, in die digitale Welt übertragen. Das Konzept sieht vor, dass die Metadaten zu den Archivalien in einer Datenbank verwaltet werden und dass die Dateien wie auch die Metadaten unabhängig von dieser Datenbank gesichert werden. Erhält das Institut für Stadtgeschichte eine digitale Abgabe, beispielweise eine Stadtgrundkarte, werden zunächst die Metadaten in die Datenbank eingegeben. Anschließend werden sowohl die Originaldatei als auch die Metadaten in das digitale Magazin hochgeladen. Zusätzlich kontrollieren die Mitarbeiter, ob das Format der Dateien auch tatsächlich „archivfähig“ ist oder erst eine Umwandlung in ein neues Format erfolgen muss. Eine Word-Datei wird beispielsweise in eine Datei im Format PDF/A umgewandelt. Beim Hochladen der Dateien wird eine Prüfsumme, ein sogenannter Hashwert gebildet, der regelmäßig kontrolliert wird und Auskunft darüber gibt, ob sich bei den Daten etwas ändert. Gesichert werden die Daten zunächst auf einem virtuellen Server des Amts 16 und anschließend auf Systemen in zwei städtischen Rechenzentren. Dort erfolgt zusätzlich eine Bandsicherung. Durch diese Maßnahmen und eine regelmäßige Migration der Daten in ein neues, zeitgemäßes Format sollen die Dateien „für die Ewigkeit“ gesichert werden.