Bewertung

Die meisten unserer Besucher wissen, dass das Institut für Stadtgeschichte große Mengen an Archivgut und unzählige historische Schätze verwahrt: Etwa 25 Regalkilometer mit Akten, 2,8 Millionen Bilder und ca. 85 000 Karten und Pläne – um nur einiges zu nennen. Aber kaum jemand weiß, wie diese Unterlagen in das Institut gelangen.

Grundlage der Überlieferungsbildung bei den städtischen Unterlagen ist die sogenannte Anbietungspflicht. Dies ist anders als bei der nicht-städtischen Überlieferung bzw. Sammlung. Das Archivgesetz schreibt vor, dass alle Unterlagen, die in den Ämtern und Abteilungen der Stadtverwaltung entstehen, dem Archiv zur Übernahme angeboten werden müssen. Diese Anbietungspflicht gilt für alle Arten von Unterlagen, also nicht nur für analoge Akten, Karten, Pläne, Fotos, sondern auch für digitale Bilder, Tonaufnahmen und Filme sowie für Daten aus Fachverfahren, elektronische Akten und Dateiablagen.

Die Aufgabe der Archivare ist es dann, aus diesen großen Mengen das auszuwählen, was dauerhaft aufbewahrt werden soll. Hierbei gehen sie nach wissenschaftlichen Methoden vor. Handelt es sich beispielsweise um massenhaft anfallende Akten wie Sozialhilfeunterlagen, dann wird eine kleine, aber repräsentative Auswahl übernommen. Handelt es sich hingegen um Sachakten, dann wird der jeweilige Aufgabenbereich der Verwaltung genau analysiert, damit der Informationswert für verschiedenste Fragestellungen eingeschätzt werden kann. Hierbei fragen wir auch danach, wo die Unterlagen zu einem Thema tatsächlich am aussagekräftigsten sind. Finden sich beispielsweise beim Kulturamt Akten zu Finanzthemen, dann werden diese in der Regel nicht übernommen – dieser Themenbereich ist bei der Kämmerei besser überliefert. Durch den systematischen Abgleich verschiedener Ämterüberlieferungen werden doppelte Übernahmen vermieden. Auf diesem Weg werden je nach Amt etwa 2 bis 20 % der Unterlagen ausgewählt.

Den Archivaren ist dabei bewusst, dass die Übernahme die Forschungsmöglichkeiten für die Zukunft prägt. Ihr Ziel ist es, die wesentlichen Entwicklungen und Themen aus allen Bereichen des städtischen Lebens, also aus Wirtschaft, Kultur, Politik und Sozialem abzubilden. Zusätzlich soll auch gezeigt werden, wie die Verwaltung in unserer Gegenwart ausgesehen hat und wie bestimmte Aufgaben wahrgenommen wurden. Das Institut für Stadtgeschichte ermöglicht durch die Bewertung und Übernahme somit nicht nur die spätere Forschung. Darüber hinaus erhält es rechtsrelevante Unterlagen und nimmt eine wichtige demokratische Funktion wahr.