Erschließung
Nach der Übernahme werden die Unterlagen im Institut für Stadtgeschichte für die Benutzung aufbereitet. Dieser Vorgang wird von den Archivaren mit dem Begriff der Erschliessung bezeichnet. Die übernommenen Akten, Karten, Pläne oder elektronischen Unterlagen werden hierbei einem bestimmten Bestand zugeordnet, fachgerecht verpackt und inhaltlich so beschrieben, dass sie jederzeit von interessierten Benutzern gefunden werden können.
Die Zuordnung der Unterlagen geschieht nach dem Prinzip der Herkunft bzw. der Provenienz. Dies bedeutet, dass die Akten, die beispielsweise aus dem Jugend- und Sozialamt übernommen werden, dem Bestand Jugend- und Sozialamt zugeordnet werden. Alle Bestände sind in eine Beständegliederung bzw. Tektonik des Archivs eingeordnet. Benutzer können daher gezielt über die Struktur der Bestände zu den Unterlagen gelangen, die sie besonders interessieren.
Jede Archivalieneinheit erhält außerdem eine individuelle Signatur, die aus dem Namen des Bestands, dem Bestandskürzel und der Nummer der Archivalieneinheit besteht. Zusätzlich wird sie mit einer Titelangabe, einem Vermerk und der Angabe zur Entstehungszeit – der sogenannten Laufzeit – versehen. Alle diese Angaben wurden früher in sogenannten Findbüchern erfasst, heutzutage werden sie in unsere online zugängliche Archivdatenbank eingegeben. Jeder Benutzer kann somit von zu Hause aus prüfen, ob das Institut für Stadtgeschichte Archivalien zu dem Thema besitzt, das ihn interessiert. Wie dies funktioniert, sehen Sie im Abschnitt Benutzung und Recherchetipps.